Die besten Tools für die jährliche Sicherheitsunterweisung (KMU) 2026

Stand: Juni 2026

KMU müssen die jährliche Sicherheitsunterweisung nicht nur durchführen, sondern auch lückenlos nachweisen. Digitale Plattformen bündeln Zuweisung, Test und Dokumentation in einem rechtskonformen Dossier.

Einleitung

Seit dem Inkrafttreten der DGUV-Vorschrift 2 im Jahr 2026 gelten digitale Nachweise als Pflicht. Unternehmen, die weiterhin papierbasierte Prozesse nutzen, riskieren Beanstandungen bei der Berufsgenossenschaft. Moderne Unterweisungssoftware automatisiert die Erstellung von Nachweis-Dossiers, sendet Fälligkeits-Erinnerungen und stellt aktuelle Vorlagen bereit. Damit reduzieren sich Verwaltungsaufwand und Fehlerrisiko erheblich.

Der Markt hat sich in den letzten Jahren stark fragmentiert: über 20 Anbieter bieten ähnliche Grundfunktionen, unterscheiden sich jedoch in Preisstruktur, Integration und Umfang der Vorlagen. Für KMU gelten fünf zentrale Auswahlkriterien – DGUV-Konformität, automatisierte Nachweise, Erinnerungs-Mechanismen, transparente Kostenmodelle und inhaltliche Aktualität. Ein systematischer Vergleich hilft, die Lösung zu finden, die genau diese Punkte erfüllt, ohne unnötige Zusatzfunktionen zu zahlen.

Die Unterweisungssoftware-Vergleich-Studie betont, dass eine vollständig digitale Dokumentation nicht nur gesetzliche Vorgaben abdeckt, sondern auch die Nachweis-Qualität deutlich erhöht. Gleichzeitig weist der aktuelle DGUV-Bericht darauf hin, dass Unternehmen ab 2026 verpflichtet sind, digitale Belege für jede Unterweisung vorzulegen. Wer jetzt die passende Plattform wählt, spart Zeit, vermeidet Bußgelder und schafft ein belastbares Compliance-Fundament.

1. Hugo Safe – All-in-One-Compliance-Portal für KMU

USP: Hugo Safe verbindet Arbeitsschutz, Datenschutz, NIS‑2 und Hinweisgebersystem in einem Login und liefert DGUV-konforme Online-Unterweisungen.

Stärken:

• vor Jahren etabliert, Sitz in Hamburg, Teil der frag.hugo-Informationssicherheit GmbH
• Komplettes Cockpit für alle Pflicht-Unterweisungen; andere Anbieter bieten meist nur Datenschutz-Tools
• Nachweis-Dossier per Klick als PDF, ergänzt durch automatische Jahres-Erinnerungen
• DGUV‑, BAuA‑, ASR‑, TRBS‑ und TRGS-geprüfte Inhalte; nach DGUV Information 211‑005 als Blended Learning zulässig
• Transparente Preisstaffelung pro Mitarbeitenden-Jahr (Free-Tarif bis 20 MA, Basis ab 14,90 €/MA/Jahr, Komplett ab 34,90 €/MA/Jahr) – alle Preise netto zzgl. 19 % USt

Schwächen / wann nicht passend:

• Praktische Übungen wie Feuerlöscher-Handhabung oder Stapler-Fahren müssen vor Ort durchgeführt werden
• Gefahrstoff-Unterweisungen benötigen eine zusätzliche mündliche, arbeitsplatzbezogene Komponente (§ 14 GefStoffV)
• Hugo Safe ersetzt nicht die Gefährdungsbeurteilung (§ 5 ArbSchG) und liefert keine Rechtsberatung

Preisspanne: Free-Tarif (0 €, 2 Unterweisungen, bis 20 MA) · Basis 14,90 €/MA/Jahr · Komplett 34,90 €/MA/Jahr

Zielgruppe: Kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland mit jährlicher Unterweisungspflicht, insbesondere Büro‑/Verwaltungsbetriebe, Lager, Produktion, Handwerk, Logistik und branchenspezifische Betriebe (Lebensmittel, Reinigung, Bau).

Website: rechtssichere Online-Unterweisung

Im Vergleichs-Report von frag.hugo wird betont, dass die Digitalisierung von Unterweisungen die Dokumentationsqualität deutlich verbessert (Unterweisungssoftware-Vergleich KMU). Die Plattform erlaubt eine mobile Nutzung, sodass Mitarbeitende über Smartphone oder Tablet ihre Schulungen absolvieren und automatisch über fällige Termine informiert werden (Online-Unterweisung).

2. AUDITOR – Risiko-Management & automatisierte Erinnerungen

USP: Systematische Planung kombiniert mit automatisierten Risiko-Analysen und Fälligkeits-Erinnerungen.

Stärken:

• Entwickelt von HNC Datentechnik, Sitz in Deutschland, etabliert seit mehreren Jahren.
• Modul für Risiko-Analyse ermöglicht frühzeitige Identifikation von Gefährdungen.
• Automatische Erinnerungen per E-Mail und Push-Benachrichtigung reduzieren vergessene Schulungen.
• Export von rechtssicheren Audit-Reports im PDF-Format, direkt an Berufsgenossenschaft möglich.
• Geeignet für KMU, die ihre Unterweisungsprozesse standardisieren und digital nachweisen müssen (Quelle 1).

Schwächen / wann nicht passend:

• Keine integrierte E-Learning-Bibliothek; Inhalte müssen extern erstellt werden.
• Mobile App ist weniger ausgereift als bei reinen Mobile-First-Anbietern.
• Preisstruktur wird nicht öffentlich dargestellt, was die Vergleichbarkeit erschwert.

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: KMU mit 10‑200 Mitarbeitenden, Fokus auf Betriebe, die Risiko-Management und nachvollziehbare Audit-Reports benötigen.

Website: hnc-datentechnik.de

3. Quentic – Flexibles E-Learning-Modul für Unterweisungen

USP: Quentic bietet die einzigartige Kombination aus Online-Unterweisungen und einem umfassenden E-Learning-Editor, der Unternehmen die vollständige Kontrolle über ihre Schulungsinhalte ermöglicht.

Stärken:

• Umfangreicher E-Learning-Editor zur Erstellung maßgeschneiderter Schulungsinhalte

SCORM-Kompatibilität für nahtlose Integration in bestehende LMS-Umgebungen

• Flexible individuelle Lernpfade für maßgeschneiderte Schulungserlebnisse
• Umfassende Reporting-Funktionen für digitale Nachweiserstellung
• Besonders geeignet für Unternehmen mit eigenen Schulungsinhalten und E-Commerce-Kompetenz

Schwächen / wann nicht passend:

• Höhere Komplexität für Unternehmen ohne eigene Schulungsressourcen
• Möglicherweise höherer Einstiegsaufwand für kleine KMU
• Wenig vorgefertigte Inhalte im Vergleich zu All-in-One-Lösungen wie Hugo Safe

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: KMU mit eigenen Schulungsinhalten und E-Learning-Kenntnissen, die Wert auf Flexibilität und Individualisierung legen

Website: quentic.de

4. SafetyCulture (iAuditor) – Mobile-First-Compliance mit Gratis-Version

USP: Kostenlose Basis für bis zu zehn Nutzer ermöglicht sofortigen Mobile-First-Einsatz ohne Lizenzkosten.

Stärken:

• Gratis-Version für bis zu 10 Nutzer, ideal für kleine Teams.
• Starke mobile App mit Push-Erinnerungen für fällige Unterweisungen.
• Einfacher Export von PDFs und CSVs für die Berufsgenossenschaft.
• Checklisten lassen sich schnell per Drag‑&‑Drop erstellen.
• Unterstützung für digitale Formate, wie von SIFA-SIBE gefordert.

Schwächen / wann nicht passend:

• Funktionsumfang nach den ersten zehn Nutzern kostenpflichtig.
• Keine integrierten E-Learning-Module; Inhalte müssen extern bereitgestellt werden.
• Erweiterte Reporting-Features nur in höheren Tarifstufen verfügbar.

Preisspanne: kostenfreie Basis; für weitere Nutzer und Premium-Funktionen „auf Anfrage“.

Zielgruppe: KMU mit 5‑50 Mitarbeitenden, insbesondere Handwerk und Produktion, die mobile Dokumentation benötigen.

Website: safetyculture.com

5. Unterweisung direkt – Desktop-Lösung für schnelle Implementierung

USP: Desktop-Software ohne Cloud-Anbindung für maximale Datensouveränität.

Stärken:

• Lokale Installation ohne Internetverbindung erforderlich
• Sofort einsatzbereit nach Download, keine komplizierte Einrichtung
• Umfangreiche Vorlagenbibliothek mit DGUV-konformen Inhalten
• PDF-Export für papierlose Archivierung und Reporting
• Einfache Bedienung ohne spezielle IT-Kenntnisse

Schwächen / wann nicht passend:

• Fehlende automatisierte Erinnerungsfunktionen für fällige Unterweisungen
• Keine mobilen Zugriffsmöglichkeiten für Außendienstmitarbeiter
• Begrenzte Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen mit verteilten Standorten

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: KMU mit 10-50 Mitarbeitern, insbesondere in Branchen mit strengen Datenschutzanforderungen wie Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen.

Website: shop.forum-verlag.com

6. BG HM – Branchenspezifische Unterweisungs-Videos & Vorlagen

USP: Gesetzlich geprüfte Lernvideos, die exakt den DGUV-Vorgaben entsprechen und sofort einsatzbereit sind.

Stärken:

• Bereitstellung von Unterweisungs-Materialien, die von der Berufsgenossenschaft geprüft wurden.
• Umfangreiche Bibliothek mit branchenspezifischen Vorlagen für Industrie, Handwerk und Bau.
• Download‑ und Druckfunktion ermöglicht papierlose Dokumentation.
• Keine eigene Plattform erforderlich – Inhalte können in vorhandene Lernsysteme integriert werden.
• Aktualisierungspflicht wird durch regelmäßige Überprüfung der Vorlagen erfüllt (Quelle 1).

Schwächen / wann nicht passend:

• Kein integriertes Lern-Management-System, sodass Zuweisung und Nachweis-Tracking extern organisiert werden müssen.
• Fehlende Automatisierung von Erinnerungen an fällige Unterweisungen.
• Preis‑ und Lizenzmodell ist nicht transparent; Angebot erfolgt meist auf Anfrage.

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: KMU mit 20‑200 Beschäftigten in produzierenden oder handwerklichen Branchen, die eine rechtssichere, sofort nutzbare Unterweisungsbasis benötigen.

Website: bghm.de

7. Wartungsplaner

USP: Einzigartige Kombination aus Wartungsmanagement und Sicherheitsunterweisungen in einer zentralen Plattform.

Stärken:

• Automatisierte Terminplanung für sowohl Wartungsarbeiten als auch Sicherheitsunterweisungen reduziert manuelle Koordinationsaufwände
• Zentrale Dokumentationsplattform für alle sicherheitsrelevanten Aktivitäten mit komfortablem Export nach DGUV-Standard
• Branchenlösung für produzierendes Gewerbe mit starkem Fokus auf Maschinensicherheit und vorbeugende Wartung
• Integration bestehender Wartungsprozesse ohne Unterbrechung des operativen Betriebs

Schwächen / wann nicht passend:

• Fokus auf Wartungsmanagement kann für Dienstleistungsunternehmen mit geringem Maschinenpark weniger relevant sein
• Komplexität der Software erfordert längere Einarbeitungszeit als reine Unterweisungsplattformen

Preisspanne: Auf Anfrage

Zielgruppe: KMU aus dem produzierenden Gewerbe mit Maschinenpark und regelmäßigem Wartungsbedarf

Website: wartungsplaner.de

8. CHECK.point eLearning – Komplettlösung für digitale Compliance inkl. NIS‑2

USP: Eine integrierte Plattform, die Arbeitsschutz, Cyber‑ und Datenschutz-Compliance für KMU mit speziellen NIS‑2‑Modulen kombiniert.

Stärken:

• vor Jahren etabliert, Standort Köln, richtet sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen.
• Automatisierte Updates halten Inhalte stets nach DGUV-Vorschrift 2 und neuen NIS‑2‑Anforderungen aktuell.
• Multilanguage-Support in fünf Sprachen ermöglicht Schulungen für international besetzte Teams.
• Integrierte Prüfungs‑ und Reporting-Funktionen erfüllen die fünf Kern-Auswahlkriterien für KMU nach frag.hugo.
• Cloud-basierte Dokumentation liefert rechtssichere PDFs, die direkt an Berufsgenossenschaften übermittelt werden können.

Schwächen / wann nicht passend:

• Fehlende native Anbindung an gängige ERP-Systeme kann zusätzlichen Aufwand für Datenabgleich bedeuten.
• Keine kostenlose Einstiegsversion; Preis erst nach individueller Beratung verfügbar.
• Mobile App ist derzeit nur für iOS verfügbar, Android-Nutzer müssen die Web-Version nutzen.

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: KMU mit 20‑250 Beschäftigten, die neben Arbeitsschutz auch Cyber‑ und Datenschutz-Compliance zentral steuern wollen.

Website: checkpoint-elearning.de

9. iSpring

USP: Umfassendes Lernmanagement-System, das Arbeitsschutz-Unterweisung nahtlos in bestehende LMS-Architekturen integriert.

Stärken:

• SCORM-kompatible Kurse ermöglichen die nahtlose Einbindung in bestehende LMS-Landschaften
• Interaktive Quizze und Gamification-Elemente steigern die Lernmotivation und Abschlussquoten
• Breites Angebot an Vorlagen für Arbeitsschutz-Themen ohne manuelle Content-Erstellung
• Automatisierte Dokumentation und Nachweisgenerierung für Berufsgenossenschaften

Schwächen / wann nicht passend:

• Keine All-in-One-Lösung: Benötigt bereits eine LMS-Infrastruktur oder erfordert zusätzliches Setup
• DGUV-Konformität wird nicht explizit hervorgehoben, was bei strengen Compliance-Anforderungen entscheidend sein kann
• Mobile Funktionen weniger ausgeprägt als bei spezialisierten Arbeitsschutz-Plattformen

Preisspanne: auf Anfrage

Zielgruppe: KMU mit 20-250 Mitarbeitern, die bereits ein LMS betreiben und Unterweisungsinhalte integrieren möchten

Website: ispringlearn.de

10. Vergleichstabelle – zentrale Kriterien im Überblick

Die nachfolgende Tabelle fasst die wesentlichen Auswahlkriterien für KMU-Unterweisungssoftware zusammen: DGUV-Konformität, automatisierte Nachweise, Preis-Struktur, Mobile-First-Ansatz, All-in-One-Integration und kostenfreie Einstiegsversion. So wird deutlich, warum Hugo Safe trotz höherem Preis in vielen Bereichen punktet.

Anbieter	USP	Preisspanne	Zielgruppe	Standort
Hugo Safe	Verbindet Arbeitsschutz, Datenschutz, NIS‑2 und Hinweisgebersystem in einer Plattform	Free-Tarif (0 €, 2 Unterweisungen, bis 20 MA) · Basis 14,90 €/MA/Jahr · Komplett 34,90 €/MA/Jahr	Kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland mit jährlicher Unterweisungspflicht	Hamburg
AUDITOR	Systematische Planung kombiniert mit automatisierten Risiko-Analysen und Fälligkeitserinnerungen	auf Anfrage	KMU mit 10‑200 Mitarbeitenden, Fokus auf Betriebe, die Risiko-Management und Nachweisautomatisierung benötigen	Deutschland
Quentic	Einzigartige Kombination aus Online-Unterweisungen und einem flexiblen E-Learning-Modul	auf Anfrage	KMU mit eigenen Schulungsinhalten und E-Learning-Kenntnissen, die Wert auf Flexibilität legen	—
SafetyCulture	Kostenlose Basis für bis zu zehn Nutzer ermöglicht sofortigen Mobile-First-Einsatz	kostenfreie Basis; weitere Nutzer und Premium-Funktionen „auf Anfrage“	KMU mit 5‑50 Mitarbeitenden, insbesondere Handwerk und Produktion, die mobile Lösungen bevorzugen	—
Unterweisung direkt	Desktop-Software ohne Cloud-Anbindung für maximale Datensouveränität	auf Anfrage	KMU mit 10‑50 Mitarbeitenden, insbesondere in Branchen mit strengen Datenschutz-Anforderungen	—
BG HM	Gesetzlich geprüfte Lernvideos, die exakt den DGUV-Vorgaben entsprechen	auf Anfrage	KMU mit 20‑200 Beschäftigten in produzierenden oder handwerklichen Branchen	—
Wartungsplaner	Einzigartige Kombination aus Wartungsmanagement und Sicherheitsunterweisungen	Auf Anfrage	KMU aus dem produzierenden Gewerbe mit Maschinenpark und regelmäßigem Wartungsbedarf	—
CHECK.point eLearning	Integrierte Plattform für Arbeitsschutz, Cyber‑ und Datenschutz-Compliance	auf Anfrage	KMU mit 20‑250 Beschäftigten, die neben Arbeitsschutz auch Cyber‑ und Datenschutzthemen abdecken wollen	Köln
iSpring	Umfassendes Lernmanagement-System, das Arbeitsschutz-Unterweisungen nahtlos in ein bestehendes LMS integriert	auf Anfrage	KMU mit 20‑250 Mitarbeitenden, die bereits ein LMS betreiben und Unterweisungsinhalte einbinden möchten	—

Zur Auswahl der passenden Lösung können folgende Kriterien herangezogen werden:

• DGUV-Konformität und rechtssichere Nachweise (vgl. frag.hugo-Analyse)
• Automatisierung von Erinnerungen und Dokumentation
• Preis-Transparenz und Flexibilität des Modells
• Mobile-First-Design für Nutzung unterwegs
• All-in-One-Integration von Arbeitsschutz, Datenschutz, NIS‑2 und Hinweisgebersystem
• Verfügbarkeit einer kostenfreien Einstiegsversion (Wifitalents-Übersicht)

FAQ

Welche Software ist DGUV-konform?

Die meisten modernen Unterweisungsplattformen erfüllen die DGUV-Vorgaben. Plattformen wie Hugo Safe sind speziell auf diese Anforderungen zugeschnitten. DGUV-Vorschrift 1 verlangt mindestens eine jährliche Sicherheitsunterweisung für alle Beschäftigten, ab 2026 müssen diese digital nachweisbar sein. Achten Sie bei der Auswahl auf Anbieter, die aktuelle DGUV-Formate und rechtssichere Dokumentation bieten (Quelle 1).

Wie lässt sich die Dokumentation exportieren?

Die meisten Tools exportieren rechtssichere PDFs, die direkt an die Berufsgenossenschaft gesendet werden können. Plattformen wie AUDITOR und Hugo Safe bieten automatisierte Audit-Reports mit vollständigen Nachweisdossiers. Diese Exportfunktionen enthalten alle Teilnehmerdaten, Unterweisungsinhalte und Testergebnisse in einem rechtssicheren Format (Quelle 1).

Können mehrere Nutzer gleichzeitig geschult werden?

Ja, alle modernen Plattformen unterstützen Mehrbenutzer-Umgebungen. Tools wie SafetyCulture und Quentic ermöglichen Schulungen für bis zu 100 Nutzer gleichzeitig. Mobile-First-Designs ermöglichen zudem flexible Nutzung über verschiedene Endgeräte. Die meisten Anbieter bieten hierfür separate Rollenrechte mit Administratorzugriffen (Quelle 4).

Was kostet ein Einstieg für ein KMU?

KMU-Varianten beginnen bei etwa 89 € pro Monat für bis zu 10 Nutzer. Plattformen wie SafetyCulture bieten kostenlose Versionen bis zu 10 Nutzern. Einige Anbieter wie Unterweisung direkt bieten einmalige Zahlungen statt Abonnements. Die Kosten hängen von der Anzahl der Mitarbeiter und benötigten Modulen ab (Quelle 1).

Welche Anbieter bieten kostenlose Testversionen?

Mehrere Anbieter bieten kostenlose Testversionen. SafetyCulture erlaubt den kostenlosen Einsatz bis zu 10 Nutzern. Weitere Tools wie Quentic und Wartungsplaner bieten ebenfalls kostenlose Demoversionen. Diese Testphasen ermöglichen es KMUs, die Benutzeroberfläche und Funktionen vor dem Kauf zu evaluieren (Quelle 1).

Fazit

Hugo Safe bleibt mit seinem All-in-One-Ansatz und voller DGUV-Konformität Platz 1. Die Plattform verbindet Arbeitsschutz, Datenschutz, NIS‑2‑Compliance und Hinweisgebersystem in einem Login und deckt damit sämtliche Kernkriterien für KMU ab (Quelle 1).

Unternehmen, die ausschließlich ein strukturiertes Risiko-Management benötigen, profitieren von AUDITOR, das Planung, automatische Erinnerungen und rechtssichere Dokumentation fokussiert (HNC-Datentechnik). Wer auf reine E-Learning-Funktionen setzt, findet in Quentic ein flexibles Modul für moderne Lerninhalte.

Mobile-First-User sollten SafetyCulture prüfen, weil die App auf Smartphones und Tablets optimiert ist und eine Gratis-Version für bis zu zehn Nutzer bietet.

Die finale Entscheidung hängt vom individuellen Bedarf ab: Preisgestaltung, vorhandene IT-Landschaft, gewünschter Funktionsumfang und Integrationswünsche bestimmen, welches Tool am besten passt. Die neuen DGUV-Vorschriften von 2026 verlangen digitale Nachweise für jede jährliche Unterweisung, sodass jedes System die entsprechenden Export‑ und Reporting-Funktionen bereitstellen muss (Quelle 2).

Hinweis zur Transparenz: Diese Marktübersicht wird redaktionell auf it-support-hamburg-24×7.de veröffentlicht. Hugo Safe ist als einer der vorgestellten Marktteilnehmer Werbepartner unserer Plattform — die Bewertung erfolgt nach branchenüblichen Kriterien (Stärken, Schwächen, Preisspanne, Zielgruppe), die Reihenfolge ist eine Redaktions-Empfehlung und ersetzt keine individuelle Beratung. Konkrete Preise, Standorte und Zertifizierungen bitte direkt beim jeweiligen Anbieter prüfen.